Digitale Beschaffung: So starten Sie mit dem richtigen System
Zeit und Geld sparen, die Fehlerquote senken und die lästige Archivierung erleichtern: Für Handwerker gibt es drei gute Gründe, die Beschaffung digital zu organisieren. Zumal der Einstieg gar nicht so schwer ist – wir bringen Sie auf den Weg.
06/16/2024
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4 Minuten
Kann ein Handwerksbetrieb in kurzer Zeit effizienter und produktiver werden? Ja, die digitale Beschaffung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen machen es möglich. Dabei haben Sie die Wahl: Sie können Vorgänge wie die C-Teile-Beschaffung mit einer Handwerker-Software optimieren, also einem System für die Planung der Unternehmensressourcen (Enterprise Resource Planning, ERP). Im Kfz-Bereich hilft die Anbindung der Teileverwaltung an ein DMS (Dealer Management System). Oder Sie nutzen eine Beschaffungsplattform, um ihren Einkaufsprozess zu automatisieren.
Wichtig zu wissen: Ab 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Kraft, die den Einsatz von Formaten wie ZUGFeRD oder X-Rechnung zwingend vorschreibt. Es besteht also Handlungsbedarf.
Kai Dickschus, Teamleiter Business Development E-Business und E-Procurement-Experte bei Würth, zeigt Ihnen die Möglichkeiten und den Weg zum einfachen Start in die digitale Zukunft.
Was bedeutet Digitale Beschaffung?
Schnell, zuverlässig, kosteneffizient: Die digitale oder elektronische Beschaffung (E-Procurement) gründet auf den alltäglichen Prozessen im Handwerksbetrieb, sagt Kai Dickschus: „Es geht zum Beispiel darum, die richtigen Produkte in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben.“
Von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zu Rechnung und Archivierung: Der klassische Ablauf gilt weiterhin, er wird einfach digital abgewickelt. Das spart Zeit und Geld, senkt die Fehlerquote und lässt sich heutzutage fast voraussetzungsfrei einführen: „Sie brauchen nur einen Internetzugang und eine von drei verfügbaren Lösungen“, erklärt Kai Dickschus.
Welche Lösungen kann ich nutzen?
Mit einer ERP-Software für Handwerksbetriebe automatisieren Sie bei Bedarf gleich eine Vielzahl von Abläufen: Neben der Materialbeschaffung zählen dazu etwa die Lagerverwaltung, das Auftragsmanagement oder die Kundenverwaltung. Auch mit Würth können Sie das System auf verschiedene Weise je nach Bedarf verknüpfen.
Ein DMS plus C-Teile-Verwaltung sorgt für das digitale C-Teile-Management im Kfz-Betrieb. Mit der von Würth angebotenen Lösung können Sie Würth-Artikel wie Ersatzteile verwalten. Kosten lassen sich systemgesteuert weiterberechnen, Sie können Artikel- und Zielgruppenebenen automatisch kalkulieren. Die Integration der C-Teile-Verwaltung sorgt für Transparenz, senkt die Fehlerquote und ermöglicht den Zugriff auf alle Funktionalitäten des Würth Online-Shops. Als Partner an Bord hat Würth hier die AM Solutions GmbH, die WERBAS und die attRiBut GmbH.
Mit einer Plattformlösung vereinfachen Sie den gesamten Einkaufsprozess. Das aufwendige Vergleichen von Anbietern und Preisen übernimmt die Plattform, ebenso die Verbindung mit Lieferanten. Dazu werden Bestell- und Abrechnungsprozesse an zentraler Stelle gebündelt. Bei Würth erhalten Sie beispielsweise Zugriff auf unsere Plattformen Würth.One und Wucato – und damit auf eine Vielzahl unterschiedlichster, auch konzernfremder Lieferanten.
„Das kann wichtig sein für die gesamte Zukunft des Betriebs!“
Wie lassen sich die drei Systeme für eine effiziente Beschaffung einsetzen?
Mehr als einen Anschluss und die Software (ERP, DMS) oder einen Zugang (Plattformen) brauchen Sie nicht, um digital durchzustarten. Allerdings weist Kai Dickschus darauf hin, dass die verfügbaren Lösungen allesamt mit vielfältigen Funktionen ausgestattet sind. Er empfiehlt daher zum Start ein Beratungsgespräch mit unseren Software-Partnern, in dem Sie Ihre individuellen Anforderungen vorstellen und auf dieser Basis die passende Lösung auswählen können.
„Das kann wichtig sein für die gesamte Zukunft des Betriebs“, sagt Kai Dickschus. Denn häufig ist die digitale Beschaffung nur der Einstieg in die digitale Welt. Im Gespräch mit dem Berater werden daher auch Perspektiven nachhaltig tragfähige Lösungen entwickelt. Auf dieser Basis entscheiden Sie sich für eine der drei Lösungen, die den Bereich Beschaffung abdecken – oder Sie nutzen eine Kombination aus mehreren. Falls Sie bereits eine Software im Einsatz haben, lohnt es sich trotzdem, mit uns zu sprechen. Im Gespräch finden wir die beste Lösung für Ihre Anforderungen.
Auf dieser Basis entscheiden Sie sich für Ihre passenden Lösungen, die den Bereich Beschaffung abdecken:
- ERP: Ist die Software installiert und eingerichtet, greift der Kunde dank ERP-System einfach auf den elektronischen Katalog zu, in dem sich über 125.000 Produkte und zahlreiche Serviceangebote finden. Von da an läuft alles automatisch. Kostenstellen, Auftragsnummern, Teilenummern und Lieferadressen lassen sich definieren. So kann die Bestellung exakt an die Abläufe im Betrieb angepasst werden. Die Einführung eines ERP-Systems kann innerhalb weniger Tage über die Bühne gehen. Aktuell entwickelt Würth einen ERP-Finder, der eine Übersicht bekannter Anbieter zur Verfügung stellt.
- DMS: Um die digitale Beschaffung im Kfz-Betrieb zu etablieren, arbeitet Würth mit den oben genannten DMS-Anbietern zusammen. Über einen standardisierten Prozess erhalten Sie die Stammdaten mit den individuellen Preisen. Diese Stammdaten ermöglichen es zudem, Würth-Artikel wie Ersatzteile im DMS zu verwalten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auch Prozesse wie Lagerhaltung und Abrechnungen zu berücksichtigen. Wichtig: Die Einführung der Würth-Schnittstelle für das verwendete DMS kann erfolgen, ohne dass Ihre IT-Ressourcen belastet werden – der Vorteil einer weitgehend standardisierten Lösung.
- Plattformen: Je nach Anforderung sind die am Markt verfügbaren Varianten ebenso leistungsstark wie mehr oder weniger aufwendig bei der Einführung. Die von Würth und WUCATO angebotene Lösung fokussiert sich komplett auf die Beziehung zwischen Ihrem Betrieb und den Lieferanten. Der Aufwand für die Anbindung hängt unter anderem davon ab, wie standardisiert die Umsetzung erfolgen kann und wie aufwendig der Austausch der elektronischen Belegdaten sich gestaltet.
Von wenigen Klicks bis zu mehreren Monaten ist alles drin, für gewöhnlich erfolgt die Integration in fünf Schritten: Kickoff, Integration, Test, Go-Live und Projektabschluss.
Der erste Schritt – am besten gemeinsam
Beratung, Spezifikation, Einrichtung, das ist der Dreiklang für die erfolgreiche Einführung der digitalen Beschaffung. Vereinbaren Sie daher ein Beratungsgespräch mit unserem spezialisierten Team, das Ihnen den Weg zum optimalen Beschaffungsprozess aufzeigen kann. Zum Einstieg analysieren Kai Dickschus und seine Kollegen mit Ihnen Ihr vorhandenes IT-System. Wichtigste Frage dabei ist, ob die jeweilige Beschaffungs-Lösung dort andocken kann – oder ob sogar eine entsprechende Lösung vorhanden ist.
„Ein System zur digitalen Beschaffung bringt Transparenz und schnelle Abläufe – und damit gewinnen Sie Zeit, die Sie für Ihre Kunden nutzen können.“
Wollen Sie nur die Beschaffung organisieren oder weitere Prozesse? Wie stark sollen Abläufe automatisiert werden? Welche Partner müssen ins Boot und welche internen Ressourcen sind erforderlich? Das, so Kai Dickschus, seien einige der Fragen, die beantwortet werden müssten. Das lohne sich auf jeden Fall, denn, so der E-Procurement-Spezialist: „Ein System zur digitalen Beschaffung bringt Transparenz und schnelle Abläufe – und damit gewinnen Sie Zeit, die Sie für Ihre Kunden nutzen können.“