Digitale Beschaffung: Schritt für Schritt zur schnellen Anbindung
Ihr Handwerksbetrieb hat einen Internetanschluss und ein ERP-System im Einsatz? Dann können Sie Papierberge und Rechnungsordner bald vergessen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Beschaffung digitalisieren und damit künftig Zeit und Geld sparen.
10/12/2017
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4 Minuten
Bei der digitalen Beschaffung geht es grundsätzlich um die Bereitstellung und die Übermittlung von Daten. Beispiel Würth-Katalog: In der digitalen Version stecken die Bestelldaten und Informationen zu über 125.000 Produkten. „Die Datenbank ermöglicht nicht nur die Bestellung, sondern auch weitere Funktionen“, erklärt Julian Kniebes, E-Business-Spezialist bei Würth. Dazu gehören etwa eine Zuordnung der Kostenstellen und Auftragsnummern, Bestellübersicht und Sendungsverfolgung, Bestandsprüfung oder die Erfassung der Produkte über die Kundenmaterialnummer. Natürlich speichert die Datenbank auch die Lieferadressen.
Auf diese Weise werden alle Schritte der Beschaffung einfacher und komfortabler – von der Bestellung über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung.
Welche Voraussetzungen sind nötig? Und was ist ein ERP-System? Hier finden Sie alle Infos.
Hat sich der Kunde entschlossen, die digitale Beschaffung von Würth zu nutzen, kommt Julian Kniebes ins Spiel. Wichtig ist ihm, dass letztendlich immer der Würth-Kunde bestimmt, wie der Prozess abläuft. „Wir docken an bestehende Systeme an und gehen dabei individuell auf alle Anforderungen ein“, betont er.
Wir haben ihn gefragt, wie die digitale Beschaffung grundsätzlich abläuft – Schritt für Schritt:
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Zunächst wird geprüft, wie der Kunde aktuell auf die Katalogdaten von Würth zugreift. Hat er sie lokal auf einem Server gespeichert? Liegen sie in seinem Warenwirtschaftssytem vor? Und kann er mit den Daten bereits kalkulieren? Wichtig ist neben der reinen Bestellfunktion, dass der Handwerker aktuelle Artikel- und Preisdaten vorliegen hat, die er wiederum seinen Kunden in Aufträgen oder Kalkulationen weitergeben kann.
Die Bestellung kann dann statisch durch Zugriff auf den elektronischen Katalog erfolgen oder über die Online-Schnittstelle, also den Web-Shop von Würth. Hier lassen sich die oben genannten Funktionen nutzen, so dass der Einkauf noch effizienter geht. Alle Abläufe und Informationen werden digital erfasst und gespeichert. Fließen die Daten ins ERP-System, kann der Kunde Auswertungen vornehmen, die ihm die Ressourcen-Planung erleichtern.
Schritt 2: Analyse des ERP-Systems
Übertragungswege und Dateiformate sind beim Kunden festgelegt. Sie werden von E-Business-Spezialist Kniebes geprüft, er schickt testweise Daten, um sicherzustellen, dass der Austausch von Informationen reibungslos läuft.
Schritt 3: Analyse des Kundenbedarfs
Jetzt ist der Kunde am Zug: Er formuliert seine Anforderungen auf Basis der bisherigen Abläufe. Meist geht es darum, Fehler zu vermeiden und schnellere Abläufe zu ermöglichen. In manchen Handwerksbetrieben werden Bestellwünsche noch handschriftlich notiert, darum kommt es schnell zu Fehlern. Was der Kunde braucht, ist eine elektronische Prüfung: Ist die richtige Ware gekommen? Stimmt die Rechnungssumme? Solche Fragen lassen sich bei der digitalen Beschaffung sofort und ohne mühsamen Abgleich beantworten.
Schritt 4: Test der elektronischen Rechnung
Getestet wird beim Einrichten der Schnittstelle zu Würth auch, ob die Rechnung mit dem Lieferschein übereinstimmt. Die Rechnungen lassen sich digital archivieren, damit entfällt beim Kunden das lästige Ablegen in Aktenordnern.
Schritt 5: Einrichtung des Systems
Sind alle Wünsche des Kunden aufgenommen und die Tests erfolgreich verlaufen, beginnt Julian Kniebes mit der Einrichtung der digitalen Beschaffung beim Kunden. Meist geschieht dies gemeinsam mit dessen IT-Dienstleister. „Wir greifen nicht auf das System des Kunden zu, sondern geben nur Anregungen und helfen, Fehler zu beheben – bis der Prozess reibungslos läuft“, sagt Kniebes.
Wie lange die Einrichtung dauert, hängt vom Umfang der Anforderungen ab. Nutzt der Kunde ein standardisiertes Datenformat, läuft der Prozess bereits nach wenigen Tagen. Häufig wird das System an die individuellen Anforderungen des Betriebs angepasst, etwa wenn der Kunde eigene Methoden des Datenabgleichs einsetzt.
Schritt 6: Laufender Support
Nachdem die digitale Beschaffung eingerichtet ist, wird der Kunde von Würth weiterhin betreut. Will er neue Dateiformate einsetzen, wird dies über den Support ermöglicht. Gibt es Preisänderungen, speist Würth die Daten ins System ein. „Für gewöhnlich läuft das System reibungslos, wenn es einmal eingerichtet ist“, sagt Julian Kniebes. Das gilt im Übrigen auch, wenn der Kunde bereits eine Lieferantenplattform nutzt. Dann wird Würth einfach als weiterer Dienstleister integriert – für mehr Komfort und weniger Papierkram im Handwerk.